ワークフローにて完了した申請書を文書管理に自動保存する方法

カテゴリ：共通：機能および仕様（本体版）

該当製品：パッケージ版・クラウド版

質問ID：NEO-T0121

対象：全バージョン

ワークフローにて完了した申請書を、文書管理上にデータとして自動保存することができます。

まずは、システム管理者にて文書管理への自動保存機能の使用を許可します。

システム管理者にてワークフロー機能を開き、右上の歯車アイコンから［システム管理］→［共通設定］内の「申請完了時の文書管理登録」で”行う”設定にします。

設定後以降、完了した申請は、文書管理上に1申請/1文書として保存されます。

申請にファイル添付がある場合、その文書内に添付ファイルも保存されます。

管理者にて自動保存機能の使用を許可した後は、以下の設定を行います。

申請書毎に保存先のフォルダを指定したり、申請者の所属部署によって保存先のフォルダを分けたりできます。

管理者にてワークフロー機能を開き、右上の歯車アイコンの［申請書管理］→［申請書（表題・書式・経路）設定］から該当申請書を開き、「決裁時の動作」の「申請完了時の保存フォルダ（文書管理）」で保存先のフォルダを設定します。

※組織によって振り分ける場合は、［組織選択］ボタンから該当の組織を選択し、保存フォルダ欄の「（未選択）」をクリックして保存先を設定します。

※V3.5以前では、経路上の最終ステップの承認者が承認して完了したタイミングで自動保存されます。

※V4.0以上では、最終ステップの承認者が承認して完了したタイミングと、否認したタイミングで自動保存されます。

※V6.0以上のAppSuiteの申請書アプリケーションを使用している場合、自動保存機能の制限がありますのでご注意ください。

申請書毎に保存先のフォルダを分けることが可能です。

管理者にてワークフロー機能を開き、右上の歯車アイコンの［申請書（表題・書式・経路）設定］から各申請書を開き、「申請完了時の保存フォルダ（文書管理）」にて、その申請書の保存先のフォルダを設定します。

文書管理上に「ワークフロー」という名前のフォルダが自動作成され、そのフォルダ内にすべて保存されます。

なお、保存先のフォルダを振り分けることはできません。保存後に手動で移動を行ってください。